班级资料保存多年后，为什么经常找不到最终版本
“最终版”会随着提交、印刷和活动现场不断变化，版本关系比文件名更可靠。
先把资料放回发生的现场
班级通讯录、活动名单和纪念册往往由多人修改。每个人都可能把自己的副本命名为最终版，几年后看到相似文件名，很难判断哪份真的被使用。
来源与版本如何互相校验
先确定文件在流程里的角色，比重新命名更重要。草稿、待确认、已批准、已发布与现场修订应该拥有不同状态，并保留状态改变的时间与负责人。
让另一位成员能够继续处理
聊天软件适合快速交换，却不适合作为长期档案。附件可能过期，讨论与文件也容易分开，应定期把确认后的版本与必要说明迁回共同目录。
从一次整理形成长期方法
整理旧资料时不要急着删除重复文件。先比较大小、校验值和内容差异，建立版本关系以后，再决定哪些副本可以压缩保存或移出主要目录。